#025 – Le sfide della Consulenza finanziaria: la scarsità di tempo – di Enrico Florentino

Qui trovi la trascrizione integrale del Podcast.

In questa serie di puntate dell’IMPRENDIPROMOTORE Podcast mi sono interrogato su quali possano essere le principali sfide che il consulente finanziario è chiamato ad affrontare.

Ne è uscita una serie di sei puntate dove ho avuto modo di individuare, isolare e analizzare, cercando ovviamente sempre di dare delle soluzioni, ciò che in questo momento potrebbe rallentare la crescita della professione.

Un’altra sfida importante con la quale i consulenti finanziari si confrontano tutti i giorni è il tema del tempo.

In particolare, la scarsità di tempo. Tempo che però, imprenditorialmente, ha un valore enorme, un valore economico, un valore legato alla produzione e alla generazione di business. Tempo che a detta dei consulenti finanziari sembra essere troppo poco.

Cerchiamo di analizzare questa sfida dandoti degli spunti su come superarla e vincerla.

Ed è proprio il tempo ciò che sembra essere ancor più croce e delizia dei consulenti finanziari.

Se posso dirti la verità, sei in ottima compagnia perché anche i consulenti finanziari americani vivono lo stesso identico problema, lo stesso identico dramma. Mi è capitato per le mani un rapporto della Financial Planning Association, che è di fatto l’Anasf americana, il quale dopo un sondaggio fatto tra i suoi associati proprio sul tema di come viene impiegato il tempo dai consulenti finanziari, in questo caso dai consulenti finanziari americani, emerge un dato drammatico: appena il 39% del tempo viene impiegato di fronte ai clienti.

Ti ricordo che il 39% del tempo impiegato di fronte i clienti dimostra che oltre il 60%, in questo caso il 61%, viene di fatto impiegato in attività che non vanno a generare fatturato e ricavi.

Una cosa è certa e vale per i consulenti finanziari americani e anche italiani, il tempo passato di fronte ai clienti è l’unico generatore di ricavi. Lo sanno molto bene anche altre libere professioni che fanno del tempo e della vendita di tempo, penso ai dottori commercialisti, ai notai, agli avvocati, ai medici, che appunto fanno della vendita del loro tempo, in questo caso un tempo chiaramente connaturato alla loro competenza, un generatore di ricavi.

Quando mi riferisco al tempo passato con la clientela, di fatto è l’unico tempo che non è delegabile dal consulente finanziario. Questo, per differenza, vuol dire che probabilmente il 99% delle attività che un consulente finanziario è chiamato a svolgere possono di fatto essere delegate.

Una delle soluzioni che possono metterti nella condizione di aumentare il tuo tempo, in questo caso di fronte i clienti, consiste nel delegare attraverso figure professionali quali l’assistente o addirittura utilizzando determinate tecnologie.

Una volta che ho letto questo report, è stato abbastanza naturale porre la stessa questione a un po’ di consulenti finanziari che frequentano la mia Academy e sembra che anch’essi mi confermino questa percentuale, cioè solamente il 39-40% del tempo viene trascorso di fronte a dei clienti e il 60% invece viene impiegato in altre attività. Tra l’altro attività che, a detta dei consulenti finanziari americani, sembrano essere attività molto spesso superflue, non richieste e non rientranti in quelle che dovrebbe essere le normali mansioni di un consulente finanziario.

Questo mi porta a fare ulteriori riflessioni e voglio condividerle chiaramente con te in questa puntata del podcast.

Innanzitutto, il mestiere di consulente finanziario, per come si è evoluto in questi ultimi trent’anni, ha sicuramente avuto una connotazione ovvero quella di essere una sorta di artigiano della finanza. Di fatto il consulente finanziario, per come si è mosso sul mercato negli ultimi trent’anni, non è molto differente da un ottimo artigiano che si trova a vendere attraverso il tempo le proprie competenze.

Se tu provi a riflettere e magari provi a confrontarsi anche con qualche artigiano che è tuo cliente, noterai che un artigiano è impegnato essenzialmente in tre ambiti.

Un primo ambito è quello del trascorrere del tempo con la propria clientela, ma ovviamente nel momento in cui trascorre del tempo con la propria clientela non sarà alla produzione.

Se prendessimo un fabbro non sarebbe al tornio. Nel tuo caso essere dai clienti presuppone che tu non stia svolgendo tutte quelle attività di back office che sono necessarie per poter andare dai clienti.

Ma se stai svolgendo la tua attività di back office, non sarai né di fronte i clienti né tantomeno a formarti che è un altro degli elementi importanti dell’evoluzione dell’attività imprenditoriale e/o artigianale. Ed infine, nel momento in cui ti vai a formare, non sarai né dai clienti né chiaramente a svolgere l’attività di back office.

È un tema spinoso perché non decidendo di poter svolgere questa professione come una sorta di solopreneur, cioè occupandosi effettivamente di tutto, c’è il rischio che il tempo che effettivamente che porta un più alto ritorno sugli investimenti vada su altre attività che non generano ricavi.

Da quando nella professione si è affermata anche la cosiddetta management fee, è evidente che tutta la bilancia del tempo si sia spostata più verso attività che non richiedono necessariamente lo stare di fronte ai clienti, e quindi il vendere per intenderci, ma hanno portato i consulenti finanziari a dedicarsi molto di più all’implementazione della loro competenza tecnica, non stando di fronte ai clienti perché il flusso di ricavi continuava ad esistere a prescindere.

E questo è un tema che però ha portato complessivamente i consulenti finanziari a disimparare quella che è la vendita, che in realtà con MIFID2 tornerà prepotentemente alla ribalta. Vi sarà la necessità di riprendere in mano, riaprire qualche baule, rispolverare qualche libro perché il tema della vendita dei servizi di consulenza che dipenderanno essenzialmente da ciò che farai per il cliente, non da ciò che offrirai come è stato fatto fino adesso, ti porterà necessariamente a dover rispolverare alcune cose e a trascorrere maggior tempo con la clientela.

La clientela si aspetterà da te una sorta di corrispettivo a fronte dell’investimento che loro fanno nell’avere la consulenza da te e vorranno avere la percezione che tu stai facendo per loro tutta una serie di cose.

Il tema del tempo e del ricavarti del tempo da poter trascorrere di fronte ai tuoi clienti sarà sempre di più un tema centrale per l’evoluzione, per vincere questa sfida che i consulenti finanziari hanno di fronte di cambiamento e di cambio di pelle nella professione.

Il fatto di passare poco tempo di fronte ai clienti ha delle implicazioni anche per la tua impresa di consulenza finanziaria, per i tuoi conti.

Oggi mediamente un consulente finanziario ha un costo orario molto elevato e il costo orario molto elevato presuppone che nel momento in cui tu trascorri un’ora a fare un’attività che ha un basso ritorno economico è evidente che fai come quell’imprenditore che a pranzo anziché far spostare i bancali del magazzino dal suo mulettista, si mette lui sul muletto a spostare i bancali.

Questa è una scelta assolutamente antieconomica perché il costo imprenditoriale, l’ora dell’imprenditore connaturata tutti quelli che sono i rischi imprenditoriali e quindi dev’essere di fatto trascorsa dall’imprenditore in attività che presuppongono alti ritorni sugli investimenti.

L’alto ritorno sull’investimento per l’imprenditore è semplicemente il pensare dalla mattina alla sera di agire per generare business.

A questo aggiungiamo che un costo orario così esagerato e il fatto che il consulente si sostituisca ad altre figure a più basso costo nello svolgere le attività, fa sì che il consulente finanziario preferisca pagare molte più tasse rispetto che fare in modo che vi siano alcuni costi dedicati ad attività, che in questo caso verrebbero delegate, che incidano di fatto sul bilancio.

Cerco di spiegarmi meglio, faccio un passaggio che è fondamentale. Il fatto di essere dei solopreneur, ti porta di fatto a fare tutto. Vedo consulenti che compilano moduli, vanno in posta, fissano appuntamenti, organizzano seminari e fanno tutta la parte pratica, di “manovalanza” che non sarebbe giusto che svolgessero loro, proprio per il costo orario elevato.

Ma questo lo fanno semplicemente per contenere i costi.

Non dimenticando però che contenendo i costi, l’utile nel caso specifico dell’impresa del consulente sarà talmente elevato che di fatto andrà a pagare più imposte.

Non è un caso che i consulenti finanziari, se paragonati ad altre imprese, hanno un margine molto alto. I loro ricavi sono elevati, i loro costi sono molto bassi e conseguentemente l’utile che poi viene tassato è molto elevato.

Per cui diventa molto importante cominciare a delegare e soprattutto, con oculatezza, fare in modo di avere dei costi che possano rappresentare degli investimenti. Penso, per esempio, a delle persone in staff e questo ha un vantaggio importante che è quello di potersi dedicare molto di più alla clientela e molto meno ad attività a basso ritorno sull’investimento.

Aumentare i costi vuol dire ridurre la tassazione, ma soprattutto fare in modo che l’azienda cominci veramente a funzionare, non come un’azienda artigianale ma come un’azienda che abbia tutti i criteri tipici dell’industria che con tutti i difetti che potrà avere l’industria in realtà poi fa in modo che le cose funzionino. L’industria lavora moltissimo sul concetto di margine e il margine per te è molto importante perché nel momento in cui tu margini hai la possibilità l’anno successivo di reinvestire parte di questi margini, ad esempio in attività di marketing.

Tutto è collegato, anche la gestione del tempo. Anche una gestione del tempo efficace e oculata ti consente di generare maggiori ricavi.

Il costo orario (16:30)

Ritorno su un tema centrale: quello di partire dal tuo costo orario. Nel momento in cui ti metterai nella condizione di comprendere perfettamente qual è il tuo costo orario, ti porrai immediatamente di fronte al dover scegliere.

“Ma ciò che sto facendo vale la pena che lo faccia io o sarebbe più opportuno che lo delegassi o lo dessi in outsourcing?”

Cerchiamo di capire quanto costa un’ora di un consulente finanziario cercando di uscire da quello che il puro impressionismo.

Quante sono solitamente le ore utili a disposizione di un consulente finanziario durante l’anno nel poter nello svolgere la propria attività? Le ore sono all’incirca 2.400 ed è un calcolo molto semplice: lavorare 10 ore al giorno e per 10 ore intendo dal momento in cui il consulente finanziario esce dal cancello di casa e comincia a fare la prima telefonata, siamo in presenza di fatto di un momento lavorativo anche se non si è fisicamente arrivati in un luogo.

Siamo sempre connessi e quindi cominciamo già subito a lavorare appena usciti di casa se non addirittura già cominciando a lavorare in casa prima di uscire dal cancello.

Bene, queste 10 ore per circa 240 giorni utili durante l’anno, tolti weekend e ferie, sono 2.400 ore che possono essere impiegate in vari modi.

Il 40% di queste 2.400 ore diventano alla fine 960 ore trascorse di fronte ai clienti. Le uniche ore generatrici di ricavi.

Per una persona che abbia ricavi per 100.000 euro l’anno, basta fare 100.000 euro diviso 960 e scopriremo che il costo orario per un consulente finanziario che fatturi all’anno 100.000 euro lordi è di 104,00 euro lorde.

Una volta che uno ha fatto un calcolo di questo genere, la prima cosa che ti viene da pensare è caspita ecco perché pago così tante tasse. Il tuo margine operativo lordo, il tuo fatturato meno i costi che hai dedotto come la benzina, l’ufficio o le attività di marketing, è il margine operativo lordo sul quale vengono calcolate le imposte che devi pagare.

In questo caso, il tuo margine operativo lordo si attesta tra il 35-45% ed è un margine operativo lordo elevatissimo. Altre aziende nei settori produttivi se arrivano a un 15-18% è tanto.

Come riuscire a ridurre l’imposizione fiscale? Dovremo mettere mano un po’ di costi, non portandosi a casa costi inutili, ma si tratterà di cominciare a ragionare su quali possano essere dei costi che alla fine ci consentiranno di andare a leva con il tempo.

Nello specifico significa cercare di lavorare a livello di staff, ma anche investendo in marketing.

Abbassare il costo orario (22:00)

Come riesco ad abbassare il costo orario? 104 euro l’ora per una persona che fattura 100.000 euro l’anno è anche un parametro importantissimo per capire fondamentalmente con quali clienti è conveniente in termini economici avere a che fare e con quali invece assolutamente non è conveniente.

Quel cliente da 50.000 euro che vai a visitare tre volte l’anno, a seconda del tipo di allocazione che avrai deciso insieme con lui di attuare per i propri investimenti, che tipo di management fee è in grado di generare per la tua impresa? I 104 euro peseranno tantissimo e magari scoprirai che impieghi troppo tempo nel seguire un cliente che è antieconomico per la tua impresa.

Questo vale anche per quel cliente molto grande che, ad esempio, ha 2-3 milioni di euro con te, ma che da 10 anni è investito esclusivamente in titoli e che non gli passa per l’anticamera del cervello di poter convertire parte di quel denaro in gestito. O cominciamo a lavorare su un concetto di parcella che giustifichi anche il tempo e l’attenzione che gli dedichi, se no diversamente può essere anche il cliente numero 1 nella classifica del tuo portafoglio, ma ti renderai ben conto che non è lui che ti consente di generare quei ricavi che poi ti permettono di passare al supermercato e di strisciare la carta.

Il fatto del costo orario è uno dei parametri più importanti che dovrai tener conto per poter poi fare le tue decisioni nel come scegliere dove impiegare il tuo tempo.

Per abbassare il costo orario ci sono due strade: la prima è quella di cercare di ridurre i tuoi ricavi, ma francamente la vedo una scelta un po’ troppo avventata e devo dirti anche poca veduta perché non solo tu sei l’amministratore delegato della tua azienda, ma sei anche azionista della tua azienda.

Hai mai sentito parlare di un amministratore delegato che con gioia annuncia che il prossimo anno ridurremo il fatturato del 30%? Penso che verrebbe fischiato seduta stante da tutta l’assemblea degli azionisti.

C’è un unico modo per poter ridurre il tuo costo orario ed è quello di aumentare la quantità di ore passata con i tuoi clienti, quindi aumentare dal 40 al 50%. Vorrà dire che da 960 ore utili passeremo a 1200 ore utili. È evidente che nel momento in cui ricavo 100 mila euro, anziché dividerlo per 960 come abbiamo fatto poco fa, dividessimo il totale del fatturato per 1.200 è evidente che la nostra ora diminuirà.

Questo non vuol dire che ci consentirà di passare più tempo con i clienti che sono poco redditizi per noi. Al contrario, la quantità di tempo che noi andiamo ad aumentare in questo caso di un 10% quindi portarla dal 40 al 50% in realtà vuol dire però una escursione di circa il 25% del tempo in più da trascorrere con la clientela e questo ci porta anche ovviamente a stare molto più tempo di fronte ai clienti e stare molto più tempo di fronte a clienti ci fa per forza diventare più bravi.

Avremo l’occasione di ascoltare, di risolvere una quantità superiore di casi e quindi diventeremo più esperti in poco tempo.

Come aumentare le ore da dedicare ai clienti (26:30)

Aumentare le ore è sicuramente un primo passaggio verso il tema della delega, quindi delegando.

Un altro modo per poter ridurre il costo orario consiste nel ridurre drasticamente tutte quelle attività che sono di fatto inutili o che danno ritorni molto bassi alla tua impresa di consulenza o che ti fanno letteralmente perdere tempo. È necessario sforbiciare.

Il terzo modo per aumentare il tempo trascorso con i clienti è cominciare a costruire un team e a lavorare in team. Questo ti consente di poter delegare alcune attività ad altri colleghi con i quali siete in team e che magari hanno una maggiore predilezione nello svolgere alcuni compiti, alcune mansioni che permettono appunto di liberare del tempo per te.

Quando parlo con i consulenti finanziari di come impiegano il tempo, la stragrande maggioranza delle risposte che ottengo sono molto generaliste, molto impressioniste.

Non c’è mai della scientificità nell’analisi di come viene impiegato il tempo.

Cerca prima di tutto di essere analitico e quindi prova a fare una cosa di questo genere.

Prova a monitorati per due settimane mettendo in piedi un piccolo foglio di Excel che avrà il tempo monitorato dal lunedì al sabato o dal lunedì al venerdì e cerca di capire per ogni ora come impieghi il tempo, per fare questo è molto semplice.

Mettiti una sveglia silenziosa ogni ora e nel momento in cui questa sveglia andrà a suonare, su un piccolo taccuino o sul telefono ti andrai ad annotare cosa hai fatto dalle 9 le 10, poi dalle 10 alle 11 e così via.

Facendolo per due settimane ti metti veramente nella condizione di poter capire con estrema precisione come stai impiegando il tempo.

La cosa più importante da fare è anche che tu sia onesto con te stesso.

Questa cosa ti aiuterà tantissimo nel riuscire a capire effettivamente dove e come impieghi il tempo.

Una volta che avrai fatto questo tipo di analisi, l’altra cosa che ti suggerisco di fare è cominciare a crearti, su un foglio di carta bianca, a quadretti ancora meglio, un planning settimanale che dovrebbe essere per esempio il tuo planning settimanale ideale.

Cerca di fare in modo che il tuo planning settimanale, che si dividerà in varie attività dall’andare dai clienti, il back office, le riunioni, l’attività di marketing, i viaggi, eccetera, assomigli il meno possibile ad un vestito di Arlecchino, nel caso attribuissi un colore ad ogni attività.

Cerca invece di fare in modo che tutte le giornate possano avere degli spazi che siano colorati allo stesso modo. Un esempio che faccio è quello di dedicare il lunedì e il venerdì alla parte di back office e alla parte di riunioni o di formazione e dal martedì al giovedì invece da dedicare solo ed esclusivamente alle visite e all’assistenza ai clienti. Tra l’altro questa potrebbe essere una bella soluzione da comunicare anche ai clienti.

Il mio modello di servizio, le anticipo caro cliente, prevede che dal martedì al giovedì io sia in visita dai clienti, il lunedì e il venerdì sappia che io non potrò vederla, ma semplicemente perché sono giorni dedicati all’approfondimento, all’aggiornamento e anche alla preparazione delle visite.

Ora se io sono chiaro con la clientela, in anticipo rispetto a quella che sarà la promessa che gli farò di assisterlo, è evidente che il cliente stesso capirà che ha di fronte un consulente che sa il fatto proprio, che ha ben presente che cosa vuol dire generare valore e la generazione di valore sia nel incontrarmi, ma anche in tutta quella che è un’attività che il cliente non vede, ma che se viene adeguatamente comunicata genera anch’essa e fa percepire valore al cliente quel valore in più che appunto viene generato dal consulente.

Ricordiamoci sempre una cosa: il tempo si sceglie come impiegarlo, non è che si è costretti ma si sceglie. E lo scegliere come noi impieghiamo il tempo presuppone una responsabilità importante.

Quali potrebbero essere le soluzioni da poter adottare per aumentare la quantità di tempo da passare con i clienti.

La prima soluzione è quella di dotarsi di una assistente. Primo perché un’assistente ti consente di avere dei costi che poi saranno deducibili, ma soprattutto ti mette a leva con il tempo. Potrai delegare totalmente a lei una serie di attività, la preparazione di tutta quella che è la parte di stampe dedicata alle visite, anche perché investire una tua ora a 104 euro per stampare quattro fogli è veramente un sacrilegio per il bilancio della tua impresa.

Puoi delegare tutto l’aggiornamento dell’archivio, dei dossier ai tuoi clienti, il fatto di mettere per esempio tutta questa serie di dati in un sistema di customer relationship management, tutta l’attività di recall, delle visite, del fissare gli appuntamenti con i clienti e delle ricerche di mercato, tutte le attività di Social Selling, lavorando moltissimo sul cercare su LinkedIn e sui social, delle indagini di customer satisfaction, l’andare a proporre ai tuoi clienti dei questionari di soddisfazione sul tuo servizio che sono elementi fondamentali per te, per poter comprendere come i tuoi clienti si stanno trovando e che cosa potresti migliorare.

Questo lo puoi fare, ad esempio, con un’assistente virtuale. Se non sai che cos’è un assistente virtuale ti invito ad andare ad ascoltare la puntata dove ho intervistato la mia assistente virtuale, Debora Montoli, ed è una puntata molto bella che ti aiuta a capire che cosa può fare un assistente virtuale per te che fai il consulente finanziario.

L’assistente virtuale per esempio può occuparsi totalmente di tutto il marketing sui social media, però i contenuti devono essere i tuoi.

Il tema della contabilità o anche in questo caso il recall sugli eventi, sui seminari finanziari che dovessi organizzare oppure la delega nel rispondere alle telefonate. Un vantaggio importante avviene attraverso un servizio che si chiama Segretaria 24 e se vuoi utilizzarlo ti suggerisco di indicare il codice promozione IMPRENDIPROMOTORE perché questo ti consentirà di avere dei vantaggi importanti proprio perché sei un mio ascoltatore del podcast.

Segretaria 24 è un servizio straordinario perché attraverso una app e dall’altra parte attraverso delle persone che fisicamente rispondono alle tue telefonate succede questo: un cliente ti cerca e tu in quel momento sei da un altro cliente, la tua telefonata viene deviata a questo call center, dove un essere umano, uomo o donna, risponderanno come se fossero i tuoi assistenti e risponderanno in base alle istruzioni che tu avrai dato.

Questa è una cosa bellissima perché nel momento in cui tu sei da un cliente e dovesse squillare il telefono che cosa fai rispondi? A parte che la trovo una forma di grande scortesia, ma una telefonata rischia di deconcentrarti rispetto a ciò che stai facendo. Inoltre, quel cliente che ti telefona e che immediatamente trova risposta da te a lungo andare non può pensare che tu non hai nulla da fare e sei sempre lì pronto a rispondere al telefono.

Se tu chiamassi il tuo dottore commercialista, ti risponderebbe immediatamente oppure di solito se un dottore commercialista strutturato che ha una certa senjority, una certa professionalità, c’è un filtro importante che è l’assistente.

Attenzione perché il dare percezione dell’essere strutturati ed organizzati è una cosa importantissima per poter far percepire il valore alla clientela. Sperimenta il servizio, darà una percezione importantissima di te come persona che si è strutturata. Anzi ti suggerisco di fare un’altra cosa molto bella di comunicarlo ai tuoi clienti.

Nel senso che loro stessi si renderanno conto che tu nel frattempo sei cresciuto professionalmente e perché avrai detto loro che da oggi ti sei dotato di un’assistente e questo per poter migliorare sempre di più il servizio e l’assistenza a voi.

Questo ti aiuterà tantissimo a gestire anche tutte quelle che sono le telefonate in entrata.

È un vantaggio importante che dai ai tuoi clienti, ma è un grande vantaggio che dai anche alla tua impresa di consulenza.

Sono arrivato al termine di questa puntata del podcast che è appunto dedicata alla sfida del guadagnare tempo, del migliorare il tuo modo di trascorrere il tempo avendo sempre ben chiaro che il tuo tempo ha un valore importantissimo e anche molto elevato.

Riuscire a fare in modo che questo tuo tempo possa essere impiegato in maniera più proficua possibile è il primo comandamento che devi seguire in quanto imprenditore.

Per poter gestire al meglio il tempo è necessaria un’accurata programmazione.

Da quando faccio l’imprenditore, ma anche da prima visto che per tanti anni ho fatto il manager di rete, i temi legati alla produttività e all’efficientamento del tempo sono sempre stati dei temi che mi hanno parecchio appassionato.

Ma dietro un’ottima gestione del tempo c’è della programmazione.

Per me programmazione è libertà, programmazione è avere tutto sotto controllo e avere tutto sotto controllo è forse l’azione più importante che possiamo avere per ridurre quella che è tipicamente l’ansia imprenditoriale e l’ansia tipica di una professione come quella del consulente finanziario.

I consulenti finanziari possono essere in grado di ripensare la loro produttività e in un momento come quello di MIFID2 dove l’inevitabile compressione dei margini dovrà portare i consulenti finanziari ad aumentare la loro produttività se vorranno mantenere il livello di ricavi adeguato al livello che avevano raggiunto precedentemente.

Il vero salto di paradigma imprenditoriale è proprio questo: dotarsi anche di una struttura di staff a cui cominciare a delegare tutte quelle attività che più di ogni altra cosa non giustificano il costo orario del consulente finanziario che magari si mette a fare cose che francamente non hanno senso che vengano fatte da lui o da lei. Compilare moduli, organizzare delle cose, rispondere a delle mail, sono tutte cose che possono essere delegabili.

Ricordati che il 99% di tutte le attività che tu stai facendo, oggi possono essere delegate. Ce n’è solo una che non può essere delegata, la più importante da fare, che è quella di stare di fronte ai clienti.

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