#004 – No staff, no risultati – intervista a Debora Montoli, Assistente Virtuale

Qui trovi la trascrizione integrale dell’intervista.

Florentino: Debora Montoli è un’assistente virtuale. Perché l’ho voluta invitare in trasmissione? Semplicemente perché uno dei comuni denominatori che contraddistingue il consulente finanziario di successo è quello di essersi dotato di uno staff che lo solleva dalle tante incombenze di tipo burocratico e che gli cura, ad esempio, i social network e tutte quelle attività per le quali il costo orario del consulente sarebbe troppo elevato in relazione al ritorno che le attività stesse sono in grado di poter generare.

Come riscontrato durante le mie interviste, i consulenti finanziari che si sono dotati di un collaboratore o di uno staff sono solitamente quelle persone che riescono a raggiungere risultati importanti.

Ma le remore a dotarsi di un’assistente molto spesso sono legate al timore di non avere sufficiente budget per poter assumere un lavoratore dipendente. Mettiamoci anche la rigidità dei contratti di lavoro che rendono difficile la conclusione di un rapporto lavorativo quando il collaboratore, per esempio, non va a soddisfare pienamente le aspettative, oppure quando spesso si ha la necessità di rivolgersi ad una persona già formata.

Molto spesso le opportunità che vengono offerte in termini di agevolazioni di assunzioni prevedono – come è giusto da un lato – quello di assumere persone che sono totalmente inesperte, ma certe volte le necessità sono quelle di avere immediatamente in staff persone che sappiano il loro lavoro, sappiano che cosa c’è da fare per poter ottenere immediatamente dei risultati.

Oppure c’è anche la necessità, per esempio, di potersi dotare di un collaboratore solo per un periodo breve per realizzare un piccolo progetto. In questo caso, assumere una persona solo ed esclusivamente per poche settimane o pochi giorni rischia di portare il consulente finanziario a compiere egli stesso le attività rientrando in quel meccanismo perverso dove non c’è mai tempo per fare dell’altro perché si è troppo impegnati nel portare avanti l’ordinario.

Ecco che questa figura nuova, quella appunto dell’assistente virtuale, può venire in soccorso e aiuto del consulente finanziario.

Florentino: Buongiorno Debora e benvenuta all’Imprendi(promo)tore Podcast. Grazie veramente della tua partecipazione.

Montoli: Ciao Enrico, buongiorno a tutti.

Florentino: Finalmente ho l’opportunità di poterti intervistare, era da tanto tempo che volevo farlo proprio perché tu ricopri in questo momento un ruolo nuovo nel panorama delle professioni, quello dell’assistente virtuale.

Faccio una premessa importante: ho avuto il piacere di conoscere Debora circa 5 mesi fa e da 4 mesi collaboriamo ed è di fatto la mia assistente virtuale. Ti ho invitata in trasmissione perché mi faceva piacere che tu raccontassi che cosa vuol dire essere un’assistente virtuale, che cos’è un’assistente virtuale e cosa può fare, per esempio, per un consulente finanziario.

La professione di assistente virtuale (4:50)

Florentino: Andiamo per ordine e quindi parlami innanzitutto di questo concetto dell’assistente virtuale, perché è un qualcosa che effettivamente è molto nuovo qui in Italia.

Montoli: In Italia sta prendendo piede negli ultimi anni. È una professione comunque non proprio recente, soprattutto all’estero, in quanto la prima assistente virtuale ha iniziato questa professione in America più o meno negli anni ’90. Era un’assistente personale che svolgeva la sua attività in ufficio e piano piano ha iniziato a portare avanti le stesse competenze da casa.

L’assistente virtuale è un’assistente, una professionista fatta e finita, che svolge determinate attività da remoto, ovunque ci sia un computer e una buona connessione.

Florentino: È una di quelle professioni che fino a pochi anni fa non esisteva, o meglio esisteva nella cosiddetta “versione offline”, ma che grazie alla tecnologia è diventata di fatto una professione molto richiesta.

Montoli: Sì, sempre di più, in modo particolare si va ad aiutare quelle persone che non hanno bisogno costantemente di una persona fissa, ma possono delegare parte delle attività per avere più tempo da concentrare su altre cose più strategiche per la loro attività o semplicemente per avere una miglior gestione del tempo e della propria vita.

Perché la scelta di diventare assistente virtuale (6:30)

Florentino: Cosa ti ha spinto ad intraprendere questa professione?

Montoli: Sicuramente la volontà di creare qualcosa di mio e in questo senso la motivazione cambia completamente. Ho passato tanti anni lavorando come dipendente e vivendo tante esperienze che mi sono state di aiuto. Se oggi riesco ad organizzare la mia attività è grazie anche a queste esperienze che mi hanno permesso di entrare a contatto con diverse realtà, imparando a interfacciarmi con quelli che erano clienti, fornitori, capi, colleghi e così via.

Quando si è in grado di gestire in modo diverso e approcciarsi a queste diverse figure, mettere in pratica le competenze nella propria piccola impresa è molto più semplice.

Oltre la voglia di fare qualcosa di mio, volevo gestire in modo diverso il mio tempo. E queste sono state le due cose che mi hanno portato a diventare assistente virtuale.

Florentino: Una delle competenze che sto rilevando nel collaborare con te, è proprio questa tua grandissima capacità di utilizzare gli strumenti informatici che ci stanno notevolmente agevolando in questo rapporto di collaborazione. E nel contempo hai anche una grandissima capacità di organizzarti.

In passato ho avuto anch’io il piacere di avere dei lavoratori dipendenti, delle assistenti, che erano però legate a me da un contratto di lavoro dipendente. Molto brave, ma devo dire che lo sprint, da questo punto di vista, che stai dimostrando tu è probabilmente legato al fatto che stai svolgendo un’attività di tipo professionale e conseguentemente non è più il tema del “tempo contro denaro”, quello che tipicamente contraddistingue il rapporto di lavoratore o dipendente, quanto piuttosto è “risultati contro denaro”.

Montoli: Il focus infatti è proprio il raggiungimento delle attività, portare a termine delle cose che vengono delegate con l’impegno necessario per arrivare al risultato. Un’assistente virtuale è più un partner lavorativo, è un qualcosa di diverso dall’essere nello stesso ufficio. È tutto in costruzione, è tutto un raggiungimento che viene fatto giorno dopo giorno, sia da una parte che dall’altra perché c’è l’interesse da entrambe le parti nel voler ottenere buoni risultati.

Delegare per dedicarsi ad attività con  ritorni sull’investimento maggiori (9:30)

Florentino: È una cosa che posso confermare ai nostri ascoltatori, effettivamente da quando abbiamo cominciato a collaborare tante delle cose che prima svolgevo in prima persona, oggi sono state totalmente delegate a Debora con risultati superiori a quanto io non immaginassi e anche a quanto sarei stato in grado di poter realizzare, proprio perché da imprenditore il mio focus ovviamente deve essere legato ad attività che abbiano ritorni sull’investimento, ritorni molto importanti.

Montoli: È proprio questo l’obiettivo delle assistenti: liberare spazio per permettere così di concentrarsi su quello che conta, o meglio su quello che è strategico. Un imprenditore che lavora da solo, o un professionista, all’inizio tende a fare mille cose rischiando di trascinarsele per giorni, dimenticarsele o facendole male. Magari, soprattutto all’inizio, non può permettersi di ampliare il suo staff, ma rimane comunque un obiettivo da raggiungere.

Diventare assistente virtuale (10:45)

Florentino: Le competenze che hai sviluppato attraverso questa nuova attività immagino che nascano da un percorso formativo. Ma come si realizza il sogno, nel tuo caso, di diventare assistente virtuale?

Montoli: Sicuramente ha inciso una forte attitudine personale, una passione nel voler sapere le novità, a conoscere gli strumenti, ad essere curiosa di sapere come altre società gestiscono determinate azioni o attività. La gestione del tempo e l’organizzazione sono cose che mi piace approfondire. E poi l’esperienza diretta sul campo in quasi vent’anni passati da dipendente, oltre alle letture e gli studi che ho fatto di economia e tutto quello che mi ha aiutato a migliorare costantemente. E non ho ancora finito perché sono sempre in studio, sono sempre in modalità studente.

Florentino: Credo che anche il relazionarti con “datori di lavoro differenti” ti stia dando qualcosa in termini di acquisizione di competenze, capacità di relazione, conoscenza del prossimo.

Montoli: Sicuramente sì, anche perché online è tutto amplificato. Se sei in ufficio hai comunque il linguaggio del corpo e il linguaggio proprio della persona che è di fronte a te, quindi certe cose sono più semplici da capire, da percepire. Lavorando invece online è tutto più difficile, è richiesta una maggiore attenzione e una maggiore empatia. Devo dire che il saltare da un settore all’altro, visto che comunque lavoro per persone che fanno parte di settori diversi, mi aiuta molto a migliorare questo aspetto, ad essere più capace di calibrare le situazioni e di gestirle.

Dotarsi di un team (12:40)

Florentino: Una delle caratteristiche che ho notato nei consulenti finanziari di successo è la loro grande capacità di delegare. Alcune persone che mi capita di intervistare durante l’Imprendi(promo)show hanno una cosa in comune; c’è infatti un fil rouge che unisce tutti i consulenti finanziari che hanno avuto la capacità di raggiungere grandi risultati: il dotarsi di un team o di uno staff con il quale collaborare.

Dall’altro lato però il dotarsi di un team rimane una delle caratteristiche meno diffuse tra i consulenti finanziari perché, in quanto imprenditori solitari che gli americani chiamano “solo-preneur”, sono abituati a fare un po’ di tutto da soli. Ma in realtà l’imprenditore dovrebbe principalmente concentrarsi su delle azioni che sono ad alto ritorno sull’investimento perché il costo orario dell’imprenditore è un costo sensibilmente superiore.

Il ruolo dell’assistente virtuale rappresenta la modalità che consente di poter avere una persona di staff senza essere legati da un contratto di lavoro dipendente, contratto che certe volte è un vincolo. Qualora tu abbia un collaboratore valido, è un vincolo assolutamente virtuoso, ma nel momento in cui il collaboratore non è valido e lo si scopre inadeguato nel tempo diventa un vincolo poco efficace.

Cosa può fare l’assistente virtuale (14:25)

Florentino: Che cosa potrebbe fare l’assistente virtuale per un consulente finanziario?

Montoli: Prima di tutto, la cosa più comoda per iniziare una collaborazione con un’assistente virtuale è quella di partire a piccoli passi. Se una persona non ha mai delegato e vuole sperimentare questo nuovo tipo di collaborazione, può farlo semplicemente assegnando delle piccole attività. Così vede come si trova, non è legato in modo particolare e se vuole può proseguire.

Capita spesso che all’inizio mi venga assegnata una semplice attività e poi nel corso dei mesi vengano ampliate le mansioni. Questo perché aumenta la fiducia, la confidenza e si comprendono i vantaggi.

Nel caso specifico dei consulenti finanziari, l’aiuto potrebbe riguardare principalmente due aspetti: uno legato ai social dove ognuno deve costituire la propria immagine online. Ci sono tantissimi aspetti che devono essere gestiti in prima persona dal consulente perché si parla della sua immagine, ma gli altri aspetti tecnici e pratici possono essere delegati, appunto, ad un’assistente virtuale.

Mi vengono in mente attività legate alla pubblicazione di contenuti sui social, la preparazione dei testi per le newsletter, l’elaborazione degli articoli partendo dallo spunto che viene dato dal consulente finanziario, l’aiuto nella ricerca delle immagini e della loro ottimizzazione, l’aiuto nel pubblicare tutti i contenuti sul sito web, sul blog, ecc. È un lavoro che viene fatto in collaborazione con il consulente.

L’altro aspetto potrebbe riguardare le attività come personal assistant: tutto quello che riguarda la gestione del calendario, degli appuntamenti, delle email, la gestione delle comunicazioni con i potenziali clienti o con i clienti. Tutto quello che è relativo all’ufficio senza essere in ufficio.

Florentino: Questa è una cosa veramente straordinaria e vi posso confermare che è così: di fatto i contenuti sono farina del mio sacco, ma tutto quello che riguarda la pubblicazione, la gestione di questi ultimi, l’organizzazione anche delle varie attività viene svolta direttamente da Debora e devo dire con grandissima efficienza.

È un’efficienza che, ripeto, non sarei stato in grado di poter garantire, se non a costi incredibili in termini economici o addirittura costi incredibili in termini di privazione di tempo libero. Tempo che è già poco per chi fa l’imprenditore e nel caso specifico con Debora è diventato un pochino di più.

Come si regola il rapporto con un’assistente virtuale? (17:30)

Florentino: Come si regola il rapporto con un’assistente virtuale? Costa molto un’assistente virtuale?

Montoli: Per quanto riguarda la definizione degli aspetti della collaborazione, di solito ci si basa su un contratto. Si parte generalmente con un primo incontro, ad esempio via Skype o comunque con uno strumento adatto per comunicare a distanza; si prende nota delle attività che si potrebbero delegare all’assistente virtuale e delle esigenze. A quel punto, insieme alla proposta economica, viene definito un contratto che ha tutti gli aspetti di un normale contratto di collaborazione (quindi la durata, le modalità di pagamento, l’eventuale recesso, la privacy, tutto quello che tutela entrambe le parti). Definito tutto questo, si inizia la collaborazione e il compenso può essere mensile oppure a progetto a seconda delle attività che vengono svolte.

Per quanto riguarda il costo, non deve essere inteso come la versione economica di un dipendente, ma proprio come la voglia di crescere e di far crescere la propria attività, di portare vantaggi, di aumentare il proprio fatturato, perché si collabora con una professionista fatta e finita.

L’assistente virtuale è più una “business partner” che ha l’obiettivo, appunto, di liberare il tempo per far crescere l’attività, in questo caso dei consulenti finanziari.

Non essendo un lavoro dipendente, non si hanno i costi delle ferie, del TFR, della quattordicesima e tredicesima, ma l’eventuale compenso mensile è un normale compenso di un professionista.

Florentino: Devo confermarlo, nel senso che il compenso di Debora è un compenso che assolutamente giustifica la grandissima qualità in questa collaborazione che ormai esiste da 4 mesi e che auspico possa assolutamente continuare. La qualità è immediata, è come partire con un’automobile assolutamente messa a punto e nel contempo sapere che la squadra di meccanici che si occupa di questa automobile è una squadra molto qualificata.

E questo aiuta tantissimo perché intendersi in un attimo per poi far partire immediatamente le cose, vuol dire dare un vantaggio competitivo importantissimo, oltre a dare una qualità altrettanto importante ai clienti.

Nel caso specifico dei clienti di un consulente finanziario, non c’è cosa migliore di far percepire loro il valore. E il valore, appunto, lo si può far percepire grazie anche ad una collaborazione dove i componenti di questo staff (nello specifico l’assistente virtuale) sono persone che hanno una professionalità estremamente elevata.

Va detto comunque che la bellezza del rapporto è che qualora non si sia soddisfatti reciprocamente ci si può tranquillamente lasciare. Non è vero?

Montoli: Sì e questo viene definito in fase di contratto: ci sono le modalità per finire la collaborazione, ovviamente seguendo quanto stabilito. È qualcosa che motiva entrambe le parti, perché sia il consulente che l’assistente hanno la voglia di collaborare bene portando dei vantaggi, al contrario non avrebbe senso.

Non mi piace legare troppo le persone al di là del mese o dei sei mesi della collaborazione, perché voglio lavorare con persone che abbiano voglia di lavorare con me. E se non c’è questa intesa, se ad un certo punto per qualsiasi motivo (che può essere un cambio di obiettivi o perché il mio modo di lavorare non piace più e ci può stare) non voglio che ci sia un obbligo nel continuare una collaborazione con me al di là di quanto pattuito. Ci deve essere questa possibilità di cambiare strada nel rispetto delle parti perché è un diritto di tutti e che vale ovviamente anche per le assistenti virtuali.

Florentino: Questa è una cosa molto bella, perché effettivamente ci si sceglie. Magari all’inizio c’è un normale periodo di rodaggio. Ma nel momento in cui ci si trova bene, la percezione che io sto avendo nella collaborazione con Debora è che si cresce insieme: lei si abitua alle mie dinamiche professionali, di gestione del tempo, di organizzazione, e io mi abituo, passo passo, a darle delega.

Non vi nascondo e vi faccio una confidenza, talune volte per tendenza provo ad occuparmi direttamente di alcune attività e poi mi dico che potrei farle fare a Debora.

Devo dire che il livello di stress legato al dover fare delle cose che sono particolarmente routinarie, che francamente non mi piace fare o per le quali sarei troppo pagato (consentimelo) per poterle svolgere visto che facendo l’imprenditore funziona in questo modo, alla fine dare a Debora questo tipo di mansioni da svolgere è un grande sollievo, sapendo che poi verranno fatte chiaramente a regola d’arte.

Come cercare un’assistente virtuale (23:20)

Florentino: Cosa dovrebbe fare una persone per cercare un’assistente virtuale?

Montoli: Consiglio come prima cosa di definire bene le attività che potrebbero essere delegate. E in base alle attività, ci sono assistenti virtuali diverse, perché ognuna di noi è all’incirca focalizzata su aspetti specifici.

Se, ad esempio, vi interessa un supporto legato alla contabilità, ci saranno assistenti più indirizzate su questo aspetto. Per attività legate ai social ci saranno altre assistenti. O se avete tanti contatti all’estero, vi servirà un’assistente che riesca a gestire più lingue.

Prima definite che cosa potreste delegare e su cosa avreste bisogno di supporto e poi potete affinare la ricerca su internet, perché siamo tutte ovviamente online con la nostra immagine. Potete cercare, leggere le recensioni e fare delle prove. Niente vi vieta di fare delle piccole collaborazioni iniziali per vedere come vi trovate.

Florentino: Se le persone volessero rivolgersi direttamente a te, dove ti possono trovare?

Montoli: Mi trovate principalmente tramite il mio sito web, “Presente da Remoto”, insieme alla relativa pagina Facebook.

Da qualche mese ho lanciato un nuovo progetto legato all’ottimizzazione del tempo e della produttività: un canale Telegram che si chiama “A lume di fare”. Potete seguirmi e ogni giorno ricevere una pillola relativa all’organizzazione e alla gestione del tempo.

Florentino: Vi suggerisco di aderire al canale Telegram “A lume di fare” perché è una miniera di suggerimenti, strumenti, modalità di ottimizzazione del proprio tempo, della gestione organizzativa, della produttività. Debora ti faccio veramente i complimenti.

Ti ringrazio tantissimo per aver deciso di partecipare a questa puntata dell’Imprendi(promo)tore Podcast, augurandoti e augurando a tutte le assistenti virtuali un radioso futuro, ma non ho dubbi che così sarà perché più si vanno a normare le cose, più in realtà si scopre che la flessibilità e il mercato del lavoro richiedono figure che abbiano un’altissima motivazione nel soddisfare i propri clienti, i propri committenti, e nel caso specifico – io devo dire –  nell’esperienza che ho ricavato in questi mesi, l’assistente virtuale centra perfettamente quelli che sono gli obiettivi e le esigenze di un imprenditore.

E credo anche che potranno tranquillamente centrare gli obiettivi e le esigenze di un consulente finanziario se avrà voglia di incrementare e di far crescere il proprio business e la propria impresa di consulenza.

Montoli: Grazie a te, Enrico, per la disponibilità e per questa occasione. Mi fa piacere lavorare con te, pensavo di essere una persona attiva, ma poi ho incontrato te che sei una macchina da guerra, fai tante cose e hai veramente tante iniziative; è proprio una bella esperienza lavorare insieme a te e si impara molto. Grazie mille!

 

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