Enrico Florentino
1 Luglio 2019

#040 – Migliora la tua produttività: comincia a strutturare meglio l’agenda – di Enrico Florentino

Perché i Consulenti finanziari hanno una gestione del tempo di tipo reattivo?

Perché MIFID2 imporrà ben presto la necessità di aumentare la produttività?

Perché gestire il proprio tempo è una questione di leadership personale?

Scopri gli argomenti dell'episodio:
Le soluzioni all'approccio reattivo (9:40)
La gestione proattiva (18:30)

Ciao e grazie per aver deciso quest’oggi di stare in mia compagnia ascoltando la puntata numero 40 dell’IMPRENDIPROMOTORE PODCAST. Io sono Enrico Florentino e voglio aiutarti a migliorare la tua impresa di consulenza finanziaria.

Prima di cominciare questo episodio, prenditi un momento per iscriverti a questo podcast e, se ti va, lascia una recensione.

 

Gestire il tempo con maggiore efficacia, ottenere migliori risultati a parità di sforzo, svolgere attività con ritorno sugli investimenti più elevato.

MIFID2 in primis ma più in generale l’evoluzione della professione pone i consulenti finanziari di fronte ad una nuova sfida: efficientare l’attività migliorando il rapporto con l’organizzazione e con il tempo a disposizione deve diventare un must.

Sappiamo che il consulente finanziario vende del tempo e per questo la sfida è ancora più ardua.

Oggi voglio esplorare delle nuove modalità per cominciare a gestire meglio il tempo, le attività, i cosiddetti task, sicuramente partendo da una migliore organizzazione del proprio tempo e dalla propria agenda.

La tecnologia ha aumentato in maniera impressionante la velocità a cui tutte le professioni fino ad un po’ di anni fa andavano.

Se pensiamo ad esempio a quante cose oggi ci troviamo a svolgere, a riuscire a completare, grazie alla tecnologia, penso che da un certo punto di vista, pochi anni fa, era impensabile riuscire a realizzarle nella stessa frazione di tempo.

Tutto ciò è permesso grazie alla questione che buona parte dei processi che prima impegnavano i consulenti finanziari nel fare tante cose “a mano”, oggi sono effettivamente realizzate attraverso la tecnologia.

Ad esempio: si provi a pensare che cosa vuol dire oggi incontrare un cliente attraverso una conference call dove entrambi i soggetti, cliente e consulente finanziario, sono seduti comodamente nei rispettivi ambienti e quante persone in più si riuscirebbe oggi ad incontrare attraverso questa modalità.

Mi permetto di sottolineare in particolar modo questo passaggio legato al poter incontrare clienti attraverso conference call perché oggi c’è un tema rilevante che il consulente finanziario deve avere sempre in mente che è il costo orario.

Il costo orario è molto elevato e sempre di più impone al consulente il dover scegliere come impiegare il proprio tempo e verso quali clienti impiegarlo.

Nel momento in cui io impiego il tempo nei confronti di un cliente che mi assicura dei ritorni economici interessanti, da amministratore delegato della mia impresa, il consulente finanziario potrà dire: “Ho investito bene questo tempo perché lo sto facendo nei confronti di un cliente che appunto mi dà dei ritorni economici di un certo genere.”

Il problema si fa particolarmente spinoso nei confronti di quei clienti che per dimensioni di portafoglio non sono in grado di poter garantire dei ritorni economici interessanti, però nonostante ciò si continua ad assisterli.

La conference call può essere una via che consente al consulente finanziario di poter incontrare virtualmente una quantità maggiore di quei clienti piccoli tale appunto da poter giustificare il suo costo orario.

Penso anche alle tante operazioni, ribilanciamento di portafoglio, sottoscrizioni nuove, liquidazioni, che oggi possono essere proposte ai clienti attraverso il web oppure tramite la validazione a distanza e che possono essere eseguite a velocità assolutamente impensabili una decina di anni fa, dove magari era necessario andare direttamente dal cliente per poter raccogliere le firme.

Nonostante i prodigi della tecnologia sembra però che i consulenti finanziari continuino a vivere con una certa ansia il gestire il loro tempo, divisi tra una crescente mole di obblighi burocratici che in parte sono aumentati e in parte sono presi a pretesto per giustificare una poca operosità, oltre questo poi l’espletamento di quelli che sono gli obblighi burocratici.

Tutto questo senso di costante inadeguatezza nei confronti di come gestire il tempo in maniera efficace, il fatto di esser sempre in rincorsa, indubbiamente pone il consulente finanziario ad avere un atteggiamento nei confronti della gestione del tempo di tipo reattivo.

Per reattività si intende rispondere con solerzia e velocità alle numerosissime sollecitazioni che provengono dall’esterno: impegni, appuntamenti, mail, telefonate.

Se mettiamo insieme tutte queste cose, le conseguenze dirette a questo tipo di mole importante di sollecitazioni che provengono dall’esterno sono indubbiamente: stress, insonnia, preoccupazioni, molto spesso senso di inadeguatezza, incompiutezza, cioè il fatto di arrivare a fine sera, essere stanchi ma la consapevolezza di non aver fatto nulla.

Probabilmente si è fatto molto ma si sono svolte alcune attività a basso valore aggiunto. Attività che di fatto non hanno consentito all’impresa del consulente di poter progredire, di poter migliorare e di poter crescere.

Le soluzioni all’approccio reattivo (9:40)

Ci sono delle soluzioni a questo approccio reattivo, come è possibile cercare di gestire il tempo in modo tale che il tempo possa giocare a nostro favore?

Qui sicuramente ci viene in incontro un aiuto, il concetto della cosiddetta proattività.

Wikipedia definisce la proattività come una modalità anticipatoria, orientata al cambiamento e ad auto iniziativa e che viene utilizzata in determinate situazioni e specialmente nei luoghi di lavoro.

Provo un attimo a cercare di dare una traduzione, una semplificazione a questa definizione.

Definire la proattività come una modalità anticipatoria vuol dire fondamentalmente avere una costante consapevolezza che tutto quello che ci può accadere può essere in qualche modo previsto, in buona parte dagli atti che il futuro venendoci incontro si manifesta e conseguentemente possiamo anche apporre dei rimedi proattivi al futuro che arriva.

Più mi addentro nelle segrete cose della consulenza più mi rendo conto che spesso e volentieri ci sono consulenti finanziari che sono ben organizzati ma diciamo che non c’è una particolare attenzione, la mia è una generalizzazione con tutti i limiti del caso, legata ai processi, alle procedure, cioè a tutto ciò che può darci metodo nel poter affrontare le situazioni man mano che arrivano.

Quanto più io cercherò di lavorare per definire determinate procedure, determinati processi, a darvi un metodo che vi consentirà in virtù delle sollecitazioni esterne ad adottare delle strategie o delle tattiche che mi consentono di abbassare l’ansia, in questo modo riuscirò ad affrontare molto meglio tutti gli stimoli.

Uno degli esempi tipici che mi capita di assistere durante le mie aule di formazione è quando io chiedo agli studenti di spegnere i cellulari, o di avvisarmi se per ragioni di vita o di morte c’è la necessità di rispondere immediatamente al telefono, più di qualcuno non resiste a questa cosa e quindi si sente in obbligo di rispondere ad una sollecitazione esterna che il più delle volte deriva da un messaggio o ancor di più da una telefonata.

Questa è pura reattività, diversamente potrebbe essere interessante ragionare in termini proattivi, ci sono una serie di servizi di segreteria virtuale, dove esistono persone in carne ed ossa che ricevono la telefonata che viene deviata dallo smartphone e che diranno al cliente che il consulente finanziario è appunto impegnato con degli altri clienti oppure è impegnato in formazione. Non c’è bisogno di assumere una persona che risponda al telefono per noi ma semplicemente la chiamata viene deviata ad un servizio di centralino virtuale che pagando una fee mensile consente appunto di deviare su un essere umano la telefonata, il quale risponderà semplicemente che il consulente finanziario è impegnato.

Cerchiamo di capire questa scelta proattiva che tipo di effetti va a generare sia sul consulente finanziario che sul cliente.

Sul consulente finanziario il primo effetto che va a generare è che il consulente non viene disturbato durante un’aula di formazione o magari quando è realmente di fronte ad un cliente. Questo a beneficio della focalizzazione, del fatto di non essere distratti.

Ti ricordo che nel momento in cui tu ricevi una sollecitazione esterna inaspettata tu di fatto vieni defocalizzato e per ri-focalizzarti ci vogliono almeno 15-20 min, le neuroscienze lo hanno ormai attestato.

Nel contempo darai una percezione a quelle persone che sono lì con te in quell’istante che tu sei esclusivamente dedicato a loro e questo è un fattore importante nel far percepire il valore alla clientela. Il fatto che io ho il telefono spento, non vengo interrotto, sono qui solo per te. Questo ha un valore dal punto di vista educativo, ma anche dal punto di vista economico.

Per il cliente che dovesse telefonare e trovare questo tipo di servizio di risposta di segreteria, è indubbio che la percezione del valore che riceverà la persona che chiama è quella che ha un consulente finanziario impegnato, che però è strutturato e ha grande rispetto per i clienti e conseguentemente nel momento in cui è da un cliente, nel momento in cui è a fare formazione, sicuramente non ha intenzione di farsi distrarre ma nel contempo non vuole lasciare solo il cliente a fronte di un telefono spento o un messaggio automatico che tutte le società che forniscono i servizi telefonici danno.

Questa modalità, questo modo di essere proattivi, ci consente di recuperare del tempo.

Lo stesso vale per le procedure, per i procedimenti e un altro esempio per gestire il tempo in maniera proattiva avviene quando un consulente finanziario decide di avvalersi di un assistente.

Solitamente i primi tempi sono fortemente dedicati alla formazione di questa persona. Quindi il consulente finanziario che ha un costo orario abbastanza elevato decide di investire del suo tempo proprio per formare la persona.

Dopo qualche anno la persona si forma, fa esperienza, è brava, però ad un certo punto ci lascia perché magari ha trovato un’opportunità di lavoro più interessante o perché magari ha deciso di rimanere a casa o anche semplicemente perché si è sposata e rimane in maternità.

Ecco che il consulente finanziario si trova a reagire alla situazione cercando un’altra persona ma soprattutto ritornando ad impiegare del tempo nell’istruirla.

Una soluzione proattiva della gestione del tempo potrebbe essere quella di far redigere dall’assistente, tutte quelle che possono essere le procedure che qualora lei non ci sia o decida di essere in ferie, ti consentano nel momento in cui vengano scritte di passarle a chi sostituirà l’assistente, in modo tale che il 60, il 70, l’80% del tempo che mi sarebbe servito per formare questa persona, in realtà è delegato semplicemente ad un manuale delle procedure che il consulente finanziario non farà altro che porgere al nuovo assistente chiedendogli appunto di leggerlo.

Se l’80% di questo tempo di fatto viene risparmiato grazie ad un manuale forse è arrivato il momento di ragionare in questi termini, se a livello organizzativo ci siamo dotati di uno staff.

Più noi riusciamo ad agire proattivamente più noi riusciamo a risparmiare del tempo e a mettercene a disposizione della nostra impresa per poter aumentare fondamentalmente anche quella che è la nostra relazione con i clienti che ti ricordo è l’unica in grado di poter generare del valore: valore economico, personale, professionale.

La gestione proattiva (18:30)

Come gestire proattivamente il tempo?

Significa vere una forte consapevolezza. Una forte leadership nei confronti di sé stessi.

A trattare questo tema in maniera molto approfondita è stato Stephen Covey che ha scritto il libro “Le 7 regole per avere successo.” Covey racconta proprio che uno degli elementi più importanti di leadership da poter esercitare prima di tutto nei confronti di sé stessi e poi nei confronti degli altri è proprio quello legato alla gestione del tempo.

C’è un bel aneddoto che Stephen Covey racconta all’interno del libro di quando lui era in aula, stava facendo della formazione e ad un certo punto si alza un ragazzo e dice: “Scusi professore, ho bisogno di uscire prima perché devo andare a giocare a tennis.” Questa persona era impegnata nella squadra studentesca di tennis, il professor Covey allora gli risponde: “È una tua scelta, sei tu che in questo momento stai decidendo che il tennis è molto più importante di stare qui in aula a formarti.”

Questo di fatto accade quotidianamente anche a me, quante persone vedo arrivare in ritardo, oppure persone che decidono di uscire in anticipo. La cosa straordinaria che sembra quasi che non sia responsabilità loro il fatto di arrivare in ritardo o di uscire in anticipo. Buona parte delle persone che arrivano in ritardo dicono di aver trovato traffico, certo gli imprevisti si chiamano così proprio perché non possono essere previsti. È vero anche che la professionalità la si misura anche nell’immaginare che se quell’imprevisto dovesse accadere, come possiamo ovviare a questa cosa e quindi anche qui c’è un tema di gestione del tempo.

Se so che bene o male ogni mattina incontrerò all’incirca tre quarti d’ora di traffico per arrivare da casa mia all’ufficio e so che io devo essere puntuale alle 09:00 magari quella mattina anziché partire alle 7:15 comincerò a partire alle 6:45, mezz’ora prima. Spesso mi capita ad esempio di arrivare volutamente il giorno prima nella location dove farò la formazione, perché giustamente arrivando la sera prima posso anche permettermi un ritardo di 1, 2, 3 ore dell’aereo, se io partissi la mattina da Milano per raggiungere una qualsiasi località italiana è chiaro che dovrei mettere in conto un grande rischio di non arrivare puntuale. In questo caso si percepirebbe una poca professionalità della mia persona e ciò vale anche per i consulenti finanziari.

Quindi una cosa veramente importante è proprio quella di avere la consapevolezza che siamo noi a scegliere come poter e voler impiegare il tempo, non sono altri che decidono per noi, a maggior ragione come spesso mi capita di sentire: “Spero di partire in tempo per arrivare in tempo utile”. La speranza è una sorta di de-responsabilizzazione, dipende esclusivamente da noi.

Certo, ci può essere l’imprevisto ma l’imprevisto si chiama appunto così e potrei anche immaginare che se io avessi anche un piano di back-up, un piano B qualora ci fosse l’imprevisto, da questo punto di vista dovrei valutare tutto.

Questa è una modalità di gestire il proprio tempo con leadership ma soprattutto di gestirlo attivamente.

Per poter cominciare a ragionare in termini di gestione del tempo e gestione del tempo efficace, la prima cosa che tu dovresti fare ed è il consiglio che do a tutte le persone che vengono in consulenza con me è quello di fare l’analisi del tempo, come lo trascorri.

La cosa più semplice è quella di predisporre un piccolo file di Excel dove ci saranno tante caselle, quanti saranno sostanzialmente gli slot orari che tu avrai intenzione di prendere in considerazione. Nello specifico se la tua giornata inizia alle 7, il tuo file Excel avrà in colonna i giorni della settimana e per quanto riguarda le righe ci saranno i singoli slots orari, dalle 7 alle 8, dalle 8 alle 9, dalle 9 alle 10 e così via. Poi semplicemente creando un piccolo automatismo sul tuo telefono, cioè mettendo una sveglia ogni ora e facendola suonare e avendo con te carta e penna, ogni volta che suonerà la sveglia andrai esattamente a scrivere quali sono le attività che hai svolto durante quella specifica ora.

Se tu riesci a monitorarti per due settimane così, avrai con una approssimazione come trascorri il tempo.

Dovrai essere onesto con te stesso perché l’onestà nel trascrivere le cose ti consentirà di comprendere che magari buona parte del tempo l’hai investita in attività poco attinenti o per nulla attinenti alla tua attività professionale.

Facendolo per due settimane la prima cosa che dovrai successivamente fare è cominciare a scegliere dei colori, in modo tale da cominciare a colorare gli slot orari che hai in questo file excel per situazioni omogenee. Se scopri che un’ora al giorno la dedichi ad esempio alla lettura o all’aggiornamento, quegli slot orari saranno di colore blu. Se ad esempio passi del tempo sui social li colorerai con il colore rosso. La prima cosa che vedrai e scoprirai sarà appunto che il tuo foglio del tempo, la tua agenda su Excel che avrai monitorato assomiglierà più che altro all’abito di Arlecchino.

Tra l’altro troverai una tavola di una settimana rilevata da un consulente finanziario attraverso questo sistema di Excel che assomiglia appunto alla tavola di Arlecchino, nel post che contiene questo trasmissione.

Tu sai meglio di me che il podcast viene trascritto andando su www.imprendipromotore.it/blog e andando proprio sul post che contiene questa puntata vedrai la tabellina, dove la cosa che potrai notare è che ad esempio il lunedì avrà parecchie attività differenti che vengono svolte dal consulente.

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Dalle 8 alle 9 l’email, dalle 9 alle 10 la preparazione della visita, dalle 10 alle 12 appuntamento con i clienti, dalle 12 alle 13 un’email, poi c’è una riunione dalle 13 alle 14 e anche dalle 14 alle 15, poi si ritorna a fare degli appuntamenti, poi alle 16 la pianificazione finanziaria e dalle 17 nuovamente appuntamento con i clienti.

La mia descrizione di una giornata porta ad avere l’idea che la giornata sia molto frazionata, con attività molte diverse fra di loro che costringono il consulente finanziario ad indossare cappelli diversi a seconda del tipo di attività che avrà fatto. In realtà sarebbe opportuno cominciare a fare una sorta di decluttering, cioè il riordino di casa.

Non so se ti è capitato di leggere andando in libreria il titolo di una certa Marie Kondo, una saggista giapponese, che ha intitolato il suo libro: “Il magico potere del riordino”, che adottando le metodologie lean del metodo Toyota, il metodo che viene utilizzato in tutte le fabbriche di automobili e non solo per riuscire ad ottimizzare i tempi di produzione, eliminare gli sprechi e quindi aumentare la marginalità e la produttività, questa Marie Kondo, non ha fatto altro che prendere il metodo Toyota e applicarlo alla casa attraverso una logica di decluttering.

Decluttering in inglese significa sforbiciare, quindi andando a semplificare, a buttare via tutto ciò che di fatto rappresenta una sorta di ciarpame visto che noi siamo degli accumulatori seriali. Ce ne rendiamo conto nel momento in cui andiamo a fare dei traslochi che vengono fuori una montagna di cose che poi inevitabilmente vengono buttate via perché le abbiamo acquistate ma non le abbiamo utilizzate.

Proprio prendendo spunto da Marie Kondo e dall’attività di decluttering che si muove dal principio che ogni cosa ha il suo posto, ogni posto per ogni cosa, vi porta a riordinare casa.

Riordinare casa vi porta a non sprecare tempo, quindi buttando via tutto ciò che è superfluo e andando ad incasellare ogni cosa nel posto giusto ci troveremo a risparmiare parecchio tempo.

Ciò vale anche per la tipologia di settimana che vogliamo riorganizzare.

Attraverso un’attività di design la cosa che ti invito a fare è prendere quella settimana che era abbastanza incasinata consentimi questo termine perché ogni giorno prevedeva attività più o meno differenti fra di loro che richiedevano ad esempio sforzi differenti, concentrazione diversa, tempi di recupero diversi, cominciamo invece a riunire per ambiti omogenei le varie attività.

È come se noi fossimo di fronte ad un quadro del pittore Mondrian, cominciando a radunare per esempio quelle che possono essere le attività omogenee ecco che ad un lunedì incasinato, potremmo cominciare a delineare la settimana con un lunedì che per esempio abbia sempre alla prima ora dalle 8 alle 9 lo smaltire le email solo in quel momento e poi nell’ultima frazione della giornata.

produttivita 02

Poi potrai decidere, ad esempio, dalle 9 alle 11 di dedicarti alle riunioni e dalle 11 alle 13 tutto quello che riguarda la preparazione alla visita.

Dalle 13 alle 14 un altro slot da dedicare alle email ed infine per il resto del pomeriggio ci sarà lo spazio per la pianificazione finanziaria relativa ai clienti come lavoro preparatorio alle visite da effettuare solo il martedì, mercoledì e giovedì.

Comunicare in anticipo ai clienti che le visite vengono fatte solo in giorni specifici della settimana, può diventare un’ottima occasione anche per trasferire quel valore alla clientela.

Già questo tipo di agenda pul rendere molto più efficace e migliorare la tua produttività.

Ci sarà meno stress, meno ansia e più concentrazione a tutto vantaggio della propria attività professionale.

Vedere come spendiamo il tempo ci aiuta di fatto a capire come potremmo riorganizzare gli stessi slot orari ottenendo più vantaggi.

 

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spreaker

 

 

2 thoughts on “#040 – Migliora la tua produttività: comincia a strutturare meglio l’agenda – di Enrico Florentino

  1. Personalmente sono una persona a cui piace e viene naturale pianificare.
    Il podcast di oggi oltre a confermarmi quanto sia sempre più importante organizzarsi, mi è servita per entrare ancora più in profondità su alcuni aspetti (esempio meno lo schema è simile al vestito di Arlecchino e più si concentrano i “colori”, più si ottimizza il tempo).

    1. Caro Claudio, ti ringrazio molto per il commento.Sono felice che la puntata di oggi dell’IMPRENDIPROMOTORE Podcast possa esserti stata utile per migliorare ulteriormente la tua organizzazione.

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